Adil Purnama: Cara Memebuat Mail Merge

Cara Membuat Dokumen Massal Dengan Konsep Mail Merge.

Pendahuluan.

Jika ingin membuat surat yang isinya sama tapi dengan tujuan yang berbeda-beda, termasuk alamat dan nama tujuan. Dengan cara biasa, bisa saja membuat dokumen tersebut dengan mudah, hanya saja masalahnya akan timbul jika ternyata tujuan para penerima surat tersebut jumlahnya banyak. Mungkinkah Anda mengetikkan satu persatu surat tersebut kemudian memasukkan nama mereka ke dalam bagian Yth. Mungkin saja, kenapa tidak?
Tapi betapa repotnya Jika harus memasukkan nama-nama tersebut pada bagiannya masing-masing satu-persatu, tidak itu saja, Mungkin juga akan kerepotan jika ternyata ada bagian dari isi surat yang harus diganti. Akankah harus menggantinya satu persatu? Ya kalau sudah begini tentu jadi masalah besar bukan?

Untunglah Microsoft Word menyediakan fasilitas untuk mempermudah pekerjaan tersebut, namanya Mail Merge.

Intinya Mail Megre menawarkan suatu solusi, bahwa jika kita ingin membuat surat dengan banyak penerima yang berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka kita tidak harus membuat salinan isi surat tersebut sebanyak penerima surat dan menambahkan satu-persatu nama penerima dan alamatnya pada bagiannya masing-masing.

Dengan adanya Mail Merge ini kita dapat dengan mudah menjalani ritual ini. Adapun prinsipnya adalah kita membuat "Dokumen Master", membuat daftar penerima surat yang dimasukkan dalam suatu "variabel" tertentu. Terakhir menggabung variabel tersebut ke dalam dokumen, jadi dan singkat kata, yang dibutuhkan untuk membuat mail merge ini adalah:

1 Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Dokumen" yaitu dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari surat tersebut yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.

2. Data Source, yaitu Suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta informasiinformasi penting lainnya.

Sedangkan langkahnya adalah:

1. Membuat Dokumen Master, langkah satu ini dapat ditukan menjadi langkah dua.

2. Membuat Data Source dan memasukkan informasi-informasi yang akan dimasukkan ke dalam Dokumen Master. Langkah ke dua ini dapat ditukar menjadi langkah satu.

3. Menggabungkan isi dari data source tersebut ke dalam dokumen master.

Pengertian Mail Merge

Mail merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Nah inilah salah satu fungsi mail merge.

Meskipun pengertian mail merge telah disebutkan seperti diatas, namun sebenarnya fungsi mail merge tidak sebatas hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk membuat dokumen lain seperti laporan keuangan yang bentuknya sama tiap bulan, hanya saja jumlah uang yang dilaporkan berbeda.

Sebenarnya fungsi mail merge sudah ada pada generasi microsoft office sebelumnya yaitu 2003, namun mail merge word 2007 dirasa lebih mudah karena berbasis grafik. Sehingga lebih mudah untuk menghapal langkah-langkah nya.

Langkah Kerja Membuat Mail Merge

Setelah di mengerti pengertian mail merge, fungsi mail merge dan contoh mail merge, Berikut akan dijelaskan langkah-demi langkah bagaimana cara membuat mail merge word 2007. Caranya sangat mudah, tinggal mengikuti langkah-langkah cara membuat mail merge beserta gambar dibawah ini :

Percobaan

Untuk langkah pertama, terlebih dahulu membuka Microsoft office word. Untuk bahan praktek, membuat sebuah sertifikat yang berisi nama, NIM, asal sekolah, dsb. Langkah cara membuat mail merge berikutnya, setelah membuat sertifikat tadi, fasilitas ini, yaitu Mail Merge.sekarang mengklik pada ribbon bar menu Start Mail Merge seperti gambar di bawah ini:

Kemudian mengklik Step by step Mail Merge Wizard, dan akan muncul halaman seperti gambar di bawah ini :

Klik next : Starting document, lalu akan muncul gambar berikut :

Klik Next : Select reciption, reciption adalah data yang akan dimasukkan ke dokumen sertifikat. Maka akan muncul seperti gambar di bawah ini :

Karena sebelumnya membuat data source, maka mengklik creat untuk membuat data source, dan akan muncul gambar seperti gambar berikut ini :

Mengedit data list sesuai yang di perlukan, seperti Title, First name, dsb. Berikut data source yang sudah jadi :

Langkah membuat mail merge selanjutnya adalah melakukan insert field, yaitu data-data dalam data source yang akan di sisipkan ke dokumen. Dengan cara meletakkan cursor pada daerah yang ingin di sisipkan field kemudian klik insert field.